MUA HÀNG QUỐC TẾ LÀ GÌ? QUY TRÌNH MUA HÀNG QUỐC TẾ

1. Mua Hàng Quốc Tế Là Gì?
Để hiểu rõ về mua hàng quốc tế là gì? chúng ta cần biết về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế.
Mua bán hàng hóa quốc tế là hoạt động mua bán của doanh nghiệp dưới các hình thức sau:
+ Xuất khẩu, nhập khẩu,
+ Tạm nhập, tái xuất, tạm xuất, tái nhập
+ Chuyển khẩu.
Các doanh nghiệp khi thực hiện mua bán hàng hóa quốc tế cần có văn bản thỏa thuận giữa hai bên gọi là hợp đồng ngoại thương nhằm ràng buộc các vấn đề pháp lý. Đây là cơ sở đảm bảo hơn sự an toàn cho hoạt động mua bán quốc tế. Bởi mua bán quốc tế giữa các doanh nghiệp ở các nước, các khu vực khác nhau nên sẽ tồn tại rất nhiều rủi ro.
Mua hàng quốc tế là một phần của hoạt động mua bán quốc tế, cũng có thể gọi đây là hoạt động nhập khẩu để phục vụ sản xuất kinh doanh, thương mại,..
2. Quy Trình Mua Hàng Quốc Tế
Khi thực hiện mua hàng, để tiếp cận một khách hàng mới, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu mua, mặt hàng cần mua
Đây là bước đầu tiên, cũng vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định các thông tin của lô hàng cần mua như: tên hàng, thông số kỹ thuật, chủng loại, đặc điểm hàng hóa, số lượng, khoảng giá,...
Bước 2: Tìm kiếm & xác định nhà cung cấp
Thực tế các doanh nghiệp đều đã có tệp khách hàng, nhà cùng cấp đã từng hợp tác lâu dài. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp muốn tìm kiếm nguồn hàng mới hoặc tìm kiếm nhà cung cấp mới thì có thể tìm kiếm nhà cung cấp qua nhiều kênh tìm kiếm khác như: tham dự các triển lãm thương mại hoặc liên hệ trao đổi qua điện thoại, qua sàn thương mại điện tử, qua tham tán thương mại.
Khi đã tìm kiếm được một số nhà cung cấp, doanh nghiệp nền cẩn thận check lại các thông tin về nhà cung cấp để đánh giá nhà cung cấp và lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cho doanh nghiệp có thể kể đến như mức độ uy tín, thời gian hoạt động trên thị trường, khả năng đáp ứng các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ.
Bước 3: Đánh giá năng lực nhà cung cấp – Chọn lựa nhà cung cấp
Ngoài việc tìm kiếm nhà cung cấp, bạn cũng cần đánh giá độ uy tín, năng lực của nhà cung cấp. Để đánh giá, lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất thông thường bạn sẽ cần lấy báo giá đề xuất của ít nhất 3 nhà cung cấp. Từ các báo giá đề xuất cung ứng này, bạn sẽ cân nhắc so sánh xem đâu là lựa chọn tốt nhất về giá cả và chất lượng hàng hóa, dịch vụ. Bạn cũng nên xem xét đến yếu tố thương hiệu nhà cung cấp, chính sách bảo hành, dịch vụ sau bán hàng,... để có sự lựa chọn chính xác nhất.
Bước 4: Gửi hàng mẫu
Nếu hai bên chưa từng có giao dịch mua bán thì việc gửi hàng mẫu là vô cùng cần thiết để giúp doanh nghiệp xác định mặt hàng đó có đáp ứng đúng yêu cầu về mẫu mã, chất lượng hàng hay không. Mẫu hàng sẽ được nhà cung cấp gửi đi đến người mua qua giai đoạn tiếp xúc và trao đổi. Hãy nhớ xem xét thật kỹ mẫu hàng.
Khi gửi hàng mẫu, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau đây:
Cần xác định rõ ràng mẫu hàng là gì?
Mẫu hàng (sample) là một đơn vị hàng hóa lấy ra từ lô hàng giao dịch, đại diện cho lô hàng về mặt phẩm chất. Phương pháp xác định phẩm chất theo mẫu hàng thường được áp dụng cho những mặt hàng có quy cách phẩm chất ít bị biến động bởi môi trường, khó tiêu chuẩn hóa, khó mô tả, ví dụ như: đồ may mặc, các loại hạt, quặng,…
Khi giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, mẫu hàng thường do người bán cung cấp, chi phí về mẫu thường sẽ tính vào giá hàng (hoặc có thể theo sự thỏa thuận của người mua & người bán). Theo quy định trong hợp đồng ngoại thương, mẫu hàng sau khi đã được lựa chọn và thống nhất sẽ được đóng gói cẩn thận, bên ngoài được hai bên ký tên, đóng dấu, khi đó mẫu được làm thành 3 mẫu nhỏ, người bán giữ một mẫu, một mẫu do người mua giữ, mẫu còn lại do bên thứ ba giữ để làm cơ sở giải quyết tranh chấp xảy ra sau này.
Khi đã đạt được yêu cầu về mẫu hàng, sẽ có 3 cách quy định trong hợp đồng ngoại thương:
Hàng có phẩm chất như mẫu đã thỏa thuận
Hàng có phẩm chất tương tự như mẫu
Hàng có phẩm chất giống hệt mẫu
Mỗi cách quy định phẩm chất đều có thể giống hoàn toàn hay có độ xê dịch khác nhau. Vì việc gửi mẫu hàng sẽ quyết định đến toàn bộ hàng hóa hai bên giao dịch nên nhà xuất khẩu & nhà nhập khẩu cần quy định rõ vấn đề này trong hợp đồng ký kết giữa hai bên.
Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Ở bước 5 của quy trình mua hàng, bạn sẽ tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp được đánh giá và lựa chọn ở bước 4. Việc đàm phán này nhằm trao đổi sâu hơn, rõ ràng hơn về các yêu cầu, cam kết đối với hàng hóa, dịch vụ, đảm bảo 2 bên có thể thực hiện việc cung ứng thuận lợi.
Sau khi đàm phán kết thúc, công ty của bạn và nhà cung ứng sẽ cùng ký kết hợp đồng để có một ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên. Hợp đồng cũng là văn bản thể hiện rõ ràng, đầy đủ các cam kết, yêu cầu đối với hàng hóa, dịch vụ cung ứng cũng như trách nhiệm của 2 bên.
Bước 6: Tiến hành giao nhận hàng và thanh toán
Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao, lắp đặt hàng hóa, dịch vụ trong khung thời gian đã thỏa thuận. Công ty của bạn sẽ tiến hành kiểm tra, nhận, nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp.
Bước 7: Xử lý vấn đề phát sinh, đánh giá hoạt động nhà cung cấp
Với các giao dịch hàng hóa, dịch vụ lớn ví dụ như triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho toàn công ty có giá trị hơn 1 tỷ đồng chẳng hạn thì bạn sẽ cần một cuộc đánh giá hoạt động của nhà cung cấp chính thức với sự tham gia của những người đã ra quyết định mua sản phẩm, dịch vụ. Việc đánh giá sẽ giúp công ty của bạn nhìn nhận được các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện đúng cam kết về hàng hóa, dịch vụ hay chưa; chất lượng hàng hóa, dịch vụ như thế nào… Việc đánh giá kịp thời có thể giúp công ty bạn yêu cầu bảo hành hàng hóa, dịch vụ trong thời gian bảo hành.
3. Một Số Lưu Ý Khi Mua Hàng Quốc Tế
Mua hàng quốc tế là phạm trù rộng, dù là những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này thì khi xử lý nghiệp vụ mua hàng vẫn có thể xảy ra sai sót. Để hạn chế việc này, bạn cần lưu ý gì khi mua hàng quốc tế.
Thứ nhất, nhân viên phụ trách mua hàng cần tìm hiểu đầy đủ thông tin về sản phẩm, về doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, độ uy tín, tin cậy của doanh nghiệp. Như vậy bạn sẽ lựa chọn được những mặt hàng tốt, đảm bảo đúng tiến độ mua hàng.
Thứ hai, cần chủ động khi đàm phán hợp đồng ngoại thương, thương thảo kỹ quy định trong hợp đồng để hạn chế những rủi ro cho doanh nghiệp. Cần tránh để đối tác nước ngoài áp đặt các điều khoản trong hợp đồng, gây bất lợi cho nhà nhập khẩu.
Thứ ba, Cần theo dõi sát sao quy trình vận chuyển, làm thủ tục hải quan cho lô hàng, để ngay khi xảy ra các vấn đề phát sinh có thể xử lý sớm, tránh để xảy ra tình trạng lưu kho lưu bãi gây mất chi phí và ảnh hưởng đến chất lượng hàng, đến tiến độ nhận hàng.
Cuối cùng, để xử lý tốt nghiệp vụ mua hàng, nhân viên purchasing không chỉ cần có ngoại ngữ tốt, mà cần có kỹ năng xử lý tốt các tình huống phát sinh. Để làm được điều này, người làm nghề mua hàng cần trang bị kiến thức chuyên sâu về mua hàng, về hợp đồng ngoại thương, về giao nhận vận tải quốc tế, chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan,...
Việc này không khó khi các khóa học xuất nhập khẩu & khóa học mua hàng thực tế đang được đào tạo khá nhiều tại các đơn vị uy tín.
Khi nhận hàng không đẹp như trong hình thì bạn đừng bất ngờ, vì đa phần các bạn ai khi order hàng đều có tình trạng như vậy vì hình ảnh được chụp với chất lượng hiệu ứng chuyên nghiệp.
4. Các Web Mua Hàng Quốc Tế Uy Tín
Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, việc mua hàng trở nên dễ dàng hơn khi doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm kiếm nhà cung cấp mà không cần trực tiếp gặp gỡ. Dưới đây là một số website uy tín để doanh nghiệp có thể tìm kiếm được nhà cung cấp (trong phạm vi bài viết này chúng tôi chỉ giới thiệu một số website lớn & uy tín nhất như:
Amazon
Ebay
Walmart
Alibaba

                                                                                                                                                                                                 Nguồn: Sưu Tầm Internet.

Tin liên quan